Zgodnie z nowelizacją Kodeksu cywilnego, która weszła w życie dnia 8 września 2016 roku do polskiego obrotu prawnego wprowadzone zostały nowe, nieznane wcześniej formy czynności prawnych — obok dotychczasowej formy pisemnej pojawiły się forma dokumentowa i elektroniczna, co sankcjonuje mniej sformalizowany sposób zawierania umów.

Znowelizowane przepisy wprowadzają definicję formy dokumentowej, zgodnie z którą „do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”, przy czym dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią.

W konsekwencji należy uznać, że nowelizacja nie wymaga, aby oświadczenie w formie dokumentowej opatrzone było podpisem, lecz co więcej może być zapisane na nośniku innym niż papier. Wystarczy, że sposób utrwalenia informacji będzie umożliwiał jej zachowanie i odtworzenie, co oznacza, że tym samym za dokument uznawane będą obrazy, dźwięki, wiadomości e-mail, sms czy też pliki komputerowe. Wskazać należy, iż nowa treść odpowiada wymogom praktyki – przykładowo do tej pory wydruki korespondencji e-mailowej i nagrania rozmów telefonicznych mogły być wykorzystywane jedynie jako środki uprawdopodabniające fakt złożenia oświadczenia woli określonej treści, a w przypadku sporu – jako tzw. inne środki dowodowe. Zgodnie z nowymi przepisami takie wydruki czy też nagrania stanowić będą dokumenty o znacznie mniej sformalizowanym charakterze niż oświadczenia składane w formie pisemnej.

Aby zachować elektroniczną formę czynności prawnej konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Co więcej istotne jest, że oświadczenie woli  złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, chyba że ustawa lub czynność prawna zastrzega inaczej.

Zatem zgodnie ze znowelizowanymi przepisami, nie należy utożsamiać wymiany korespondencji w postaci wiadomości e-mail jako oświadczeń woli składanych w formie elektronicznej. Wynika to z faktu, iż brak opatrzenia dokumentu bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, skutkować będzie uznaniem, że wskazane oświadczenia zostały złożone w formie dokumentowej.