Zakładanie spółki – w formie elektronicznej czy notarialnej?
Od 2012 roku spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można zawiązać w trybie uproszczonym, nazywanym skrótowo S24, czyli za pośrednictwem udostępnionego przez Internet systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości. Jest to alternatywa do tradycyjnej formy zawierania umowy spółki z o.o. przy wykorzystaniu aktu notarialnego.
Ze względu na pewne różnice występujące w obu trybach, wiele osób, które zamierza prowadzić działalność gospodarczą w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, zastanawia się jaki sposób jej założenia wybrać – tradycyjny, związany z koniecznością odbycia wizyty u notariusza, czy też za pomocą systemu informatycznego w trybie S24.
Aby skorzystać z możliwości rejestracji spółki przez Internet każdy ze wspólników powinien mieć aktywny profil zaufania ePuap albo kwalifikowany podpis elektroniczny. O ile z tego drugiego korzysta niewiele osób (ze względu na dość wysokie koszty utrzymania podpisu), o tyle założenie profilu zaufanego ePuap wymaga wyłącznie wypełnienia odpowiedniego formularza przez Internet i potwierdzenia tożsamości w dowolnym urzędzie, a nawet poprzez weryfikację przy pomocy rachunku bankowego.
Samo założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w trybie S24 jest łatwiejsze i polega na elektronicznym wypełnieniu formularza, który następnie przekształcany jest w umowę spółki. Wybór poszczególnych zapisów umowy odbywa się poprzez udostępniony formularz, który na końcu podpisywany jest przy pomocy profilu zaufanego ePuap albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Następnie, utworzone w ten sposób dokumenty, są wysłane do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Ustalenie treści umowy spółki czy wniosku o wpis do KRS następuje w ramach wypełniania formularzy (okien systemu) danymi dotyczącymi umowy spółki, jak i innych dokumentów oraz wniosku o wpis spółki do KRS.
Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w trybie S24 ma bardzo wiele plusów, powodujących, iż przyszli przedsiębiorcy decydują się na ten sposób zawarcia umowy. Po pierwsze spółka może zostać zawiązana „bez wychodzenia z domu”, wyłącznie przy wykorzystaniu Internetu. Atutem procedury S24 jest także krótki termin rozpatrzenia wniosku przez sąd rejestrowy, tj. (teoretycznie) jeden dzień od daty jego wpływu. Istotną cechą procedury S24 jest też wyłączenie wymogu zawarcia umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego, co znacznie obniża koszty rejestracji.
Przy korzystaniu z procedury S24 konieczne jest jedynie uregulowanie opłat sądowych za rejestrację, podatku od czynności cywilnoprawnych (przy czym podatek ten występuje również w przypadku zawierania umowy w trybie tradycyjnym) oraz niewielkich opłat manipulacyjnych. Nie ma natomiast potrzeby zapłaty taksy notarialnej.
Nie jest jednak tak, że zakładanie spółki w trybie S24 posiada same zalety. W przypadku umów mających bardziej złożony charakter, konieczne jest zawieranie ich w trybie tradycyjnym, a to ze względu na pewne ograniczenia trybu S24. Wybór formy aktu notarialnego powoduje, że wspólnicy mają nieograniczoną formularzem swobodę w ustalaniu treści umowy spółki i nie są ograniczeni wyborem pomiędzy wariantami uregulowań. Wzorzec S24 zawiera podstawowe klauzule umowne, natomiast niemożliwe jest np. dodanie postanowień regulujących dopłaty czy podwyższenia kapitału zakładowego bez zmiany umowy spółki. Ponadto wkłady wnoszone do spółki z o.o. zakładanej w trybie S24 mogą być wyłącznie wkładami pieniężnymi. W konsekwencji wykluczone jest wnoszenie w tym trybie aportu jako wkładu. W trybie S24 nie można również skorzystać z innych rozwiązań dopuszczalnych na mocy Kodeksu spółek handlowych np. uprzywilejowania udziałów, ustalenia szczególnych uprawnień Rady Nadzorczej itp.
Należy jednak pamiętać, że umowę spółki założonej w trybie S24 można następnie modyfikować w tradycyjny sposób, a więc wspólnicy, którzy założą spółkę w trybie S24, w przyszłości mogą skorzystać z instytucji dopłat czy nienotarialnego podwyższenia kapitału zakładowego, o ile zmienią treść umowy spółki przed notariuszem.
Podsumowując należy wskazać, że tryb S24 jest wskazany dla zakładania prostych spółek z o.o., których umowy mają zawierać standardowe klauzule. Natomiast w przypadku woli utworzenia spółki o bardziej skomplikowanej strukturze oraz potrzebie doprecyzowania zapisów wedle szczególnych wymogów wspólników, zasadne jest skorzystanie z trybu tradycyjnego – zawarcia umowy w formie aktu notarialnego.
