Zgodnie z art. 210 § 1 Kodeksu Spółek Handlowych w przypadku, gdy spółka ma zawrzeć umowę ze swoim Członkiem Zarządu wymagane jest wyjątkowe reprezentowanie spółki, tj. przez pełnomocnika powołanego uchwałą Zgromadzenia Wspólników (albo przez Radę Nadzorczą), a nie przez Zarząd, co ma uchronić spółkę przed niekorzystnym rozporządzeniem w związku z konfliktem interesu prywatnego Członka Zarządu z interesem spółki.

Pojawia się pytanie o formę uchwały w przypadku, gdy sama przyszła umowa winna być zawarta w formie szczególnej. W praktyce obrotu najczęściej chodzi o przyszłą umowę przenoszącą własność nieruchomości pomiędzy spółką a członkiem zarządu, przyszłą umowę lub zmianę umowy spółki komandytowej w konstrukcji sp. z o.o. sp.k. (w której członek zarządu sp. z o.o. jest zarazem komandytariuszem sp.k.), czy też przyszłą umowę inwestycyjną (gdy wspólnik spółki jest zarazem jest jej członkiem zarządu).

Kwestia formy uchwały Zgromadzenia Wspólników budzi wiele kontrowersji – w orzecznictwie oraz w literaturze przedmiotu prezentowane są dwa stanowiska w tym zakresie. Regulacji szukamy odruchowo w Kodeksie Spółek Handlowych (ale czy je tam znajdziemy ?), a posiłkowo również w przepisach Kodeksu Cywilnego (ale czy słusznie szukamy w KC ?).

Spore zamieszanie wprowadził wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 czerwca 2012 roku (sygn. II CSK 217/11, przewodniczył SSN Henryk Pietrzkowski), w którym przyjęto, że do pełnomocnictwa, które zostało udzielone na podstawie art. 210 § 1 KSH nie mają zastosowania przepisy Kodeksu Cywilnego. Sąd Najwyższy podkreślił, że pełnomocnictwo takie objęte jest odrębną regulacją przewidzianą przez Kodeks Spółek Handlowych, a w konsekwencji wystarczająca jest zwykła forma pisemna, ponieważ KSH nie wymaga formy szczególnej. Faktycznie regulujący materię art. 210 § 1 KSH nie wskazuje formy szczególnej, a więc co do zasady stosując np. art. 248 KSH wydawałoby się idąc tym tokiem rozumowania, że wystarczająca jest forma pisemna niezależnie od czynności, którą podejmie pełnomocnik.

Nowsze orzeczenie Sądu Najwyższego z dnia 30 stycznia 2019 r. (sygn. III CZP 71/18, przewodniczył SSN Jacek Gudowski), odwołuje się do zasady jedności prawa cywilnego, którego częścią jest prawo handlowe poprzez zastosowanie art. 2 Kodeksu Spółek Handlowych, pozwalając w zależności od sytuacji stosować wprost przepisy kodeksu cywilnego.

Zgodnie z art. 99 § 1 KC  jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Po zapoznaniu się z tą regulacją należy postawić tezę, że uchwała Zgromadzenia Wspólników powołująca pełnomocnika, również wymaga zachowania szczególnej formy – notarialnej np. do przeniesienia własności nieruchomości lub zmiany spółki komandytowej albo z podpisami notarialnie poświadczonymi np. do zawarcia umowy inwestycyjnej zawierającej elementy przedwstępnej umowy sprzedaży udziałów.

Kierowanie się nowszym orzeczeniem jest zalecane z wielu względów. Po pierwsze jest bezpieczniejsze – w przypadku sporu sądowego, gdy sędzia podzielać będzie pogląd orzeczenia z 2019 r. pozostaniemy bezbronni (nieważność czynności), podczas gdy zastosowanie formy notarialnej i „trafienie” na sędziego podzielającego pogląd z 2012 r. niczemu nie grozi (forma notarialna „konsumuje” formę pisemną). Po drugie orzeczenie z 2012 r. wydaje się jednak jednostkowe, wcześniejsze orzeczenie z 2009 r. również podzielało pogląd z 2019 r. Po trzecie pogląd o wyjątkowości pełnomocnictwa z art. 210 § 1 KSH jest nieprzekonywujący. Przepis ten winien być traktowany jak część systemu prawa cywilnego (przeciwne rozumienie jest anarchizujące, wprowadza niepewność prawną), szczególnie, że nie zawiera on uregulowania odnośnie formy, a więc należy odpowiedzi na pytanie dotyczące formy szukać gdzie indziej, tj. przy zastosowaniu art. 99 § 1 KC.

Podsumowując, należy uznać, że w przypadku powołania pełnomocnika na podstawie art. 210 § 1 KSH wymagane jest zachowanie formy właściwej dla umowy, którą ma w przyszłości zawrzeć pełnomocnik.