Aż kilkadziesiąt procent audytowanych przez nas spółek nie posiada ważnie powołanych organów. Wynika to z faktu, iż w spółkach zapomina się o zapisie umowy spółki (statutu) dotyczącej kadencyjności organów, a następnie sporządzenie corocznej dokumentacji zgromadzenia wspólników (lub WZA) powierza się księgowej, dla której istotne są wyłącznie uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku. W efekcie kadencje kończą się, wygasają mandaty i „prezesi” są nimi wyłącznie w cudzysłowie, co prowadzi do nieważności zawieranych przez spółki umów.

Koniec maja – lato za oknem, zapach kwitnących kwiatów, prawie czuć już upragniony wakacyjny wyjazd, ale czy na pewno o niczym nie zapomnieliśmy? Oczywiście, najpierw jeszcze walne zgromadzenie oraz zgromadzenie wspólników w naszej spółce kapitałowej! O czym powinniście, drodzy Wspólnicy spółki kapitałowej pamiętać? Księgowe pewnie wskazałyby na uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe (ewentualnie uchwałę o podziale zysku), jednak mimo szczerego podziwu, którym darzymy nieocenioną pracę naszych Księgowych, jako najważniejszą z punktu widzenia bezpieczeństwa (ściśle prawnego) Spółki wskazać musimy uchwałę zgromadzenia wspólników (lub WZA) odnawiającą mandaty członków organu spółek.

Zgodnie bowiem z kodeksem spółek handlowych, w przypadku braku innych postanowień w statucie Spółki, mandaty dotychczasowych członków zarządu oraz członków rady nadzorczej, wygasają w momencie odbycia zgromadzenia wspólników (lub też walnego zgromadzenia w S.A.). Konsekwencje mogą być dla naszej spółki daleko idące i bardzo negatywne, ponieważ co do zasady, wszelkie czynności prawne powzięte przez naszego ,,prezesa”, nieświadomego swojego działania bez umocowania prawnego są bezwzględnie nieważne. Powyższe wynika z faktu, iż aby członkowie zarządu czy rady nadzorczej działali w mocy prawa, konieczne jest spełnienie jednocześnie trzech przesłanek: osoba fizyczna działa w sposób wyraźny lub dorozumiany jako członek organu osoby prawnej, winna posiadać mandat do pełnienia tej funkcji, a jej działania powinny mieścić się w zakresie kompetencji jej udzielonych w umowie lub statucie spółki.

Co prawda w orzecznictwie Sądu Najwyższego spotkać się można z dopuszczeniem potwierdzenia czynności dokonanych przez ,,fałszywie działający organ” w terminie późniejszym, jednak jest to stanowisko trwale nieugruntowane. Ponadto, pogląd ten zdaje się nie znajdować odzwierciedlenia zarówno w kodeksie cywilnym, jak i kodeksie spółek handlowych (zwłaszcza w przypadku czynności, które wymagają działania nie tylko przedstawiciela spółki, ale samego organu np. sporządzenie listy wspólników w sp. z o.o.).

Podsumowując, zanim damy się oczarować magii, którą roztacza wiosna i nadchodzące lato, pamiętajmy o prawidłowym przeprowadzeniu zgromadzenia wspólników (lub WZA), a w szczególności o podjęciu uchwały (uchwał) powołujących członków organu spółek na kolejną kadencję, aby uniknąć sytuacji, w której czynności podjęte przez zarząd są nieważne. Jeśli zdecydują się Państwo powierzyć te działania profesjonalistom, zespół naszej kancelarii nieustannie pozostaje do Państwa dyspozycji!