W praktyce spółek to marzec jest miesiącem intensywnej pracy nad doprecyzowaniem treści sprawozdania finansowego. Bilans spółki nie zawsze bywa przyjemny. Abstrahując od stałej, całorocznej konieczności zachowania czujności pod kątem przesłanek ogłoszenia upadłości, Zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podpisując sprawozdanie finansowego powinien sprawdzić bilans pod kątem art. 233 § 1 k.s.h.

Zasadą spółek kapitałowych jest, iż odpowiedzialność za zobowiązania spółki ponoszona jest wobec osób trzecich z majątku spółki. Nie wyłącza to jednak odpowiedzialności osobistej, przede wszystkim odpowiedzialności Zarządu wobec spółki w określonych sytuacjach, do których należy m.in. brak skutecznie złożonego wniosku o ogłoszenie upadłości w odpowiednim terminie, a także brak niezwłocznego zwołania Zgromadzenia Wspólników, gdy okaże się że strata bilansowa przekroczyła sumę kapitału zapasowego i kapitałów rezerwowych oraz połowy kapitału zakładowego.

Do zwołania Zgromadzenia powinno więc dojść niezwłocznie po podpisaniu sprawozdania. Jeżeli jeden z Członków Zarządu zwleka z podpisaniem sprawozdania bojąc się odpowiedzialności za zły wynik, to pozostali powinni poważnie rozważyć złożenie rezygnacji, aby uniknąć odpowiedzialności osobistej, ewentualnie skontaktować się ze wspólnikami celem szybkiego odwołania takiego Członka Zarządu.

Niezwłoczne zwołanie nie może odbyć się z naruszeniem art. 238 § 1 k.s.h., tzn. termin należy wyznaczyć tak, aby czas pomiędzy wysłaniem do wspólnika zawiadomienia o terminie Zgromadzenia a terminem Zgromadzenia wynosił nie mniej niż dwa tygodnie. Co prawda Zarząd powinien zwołać Zgromadzenie niezwłocznie (a więc wysłać zawiadomienia niezwłocznie), a literalnie przepis nie wskazuje, by termin Zgromadzenia musiał być nieodległy, to zalecane jest, aby terminu nie wskazywać zbyt odlegle, wydaje się, że intencją przepisu było zarówno niezwłoczne zwołanie, jak i bliskie spotkanie wspólników.

Zarząd może, o ile to możliwe, zwołać od razu Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników, którego punktem obrad będzie także głosowanie nad uchwałą dotyczącą dalszego istnienia spółki, jednak takiej konieczności nie ma. Brak jest przeszkód, by niedługo po sobie miały miejsca Zgromadzenie Nadzwyczajne (do podjęcia uchwały w trybie art. 233 § 1 k.s.h.), a następnie Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników, które m.in. zatwierdzać (lub nie zatwierdzać) będzie sprawozdanie finansowe.

Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników może podjąć decyzję o przyjęciu programu naprawczego albo rozwiązać spółkę albo też podjąć inne decyzje w zależności od sytuacji danej spółki. Mając na uwadze możliwość potencjalnego rozwiązania spółki, Zarząd powinien zagwarantować obecność notariusza podczas Zgromadzenia, gdyż uchwała rozwiązująca spółkę powinna być stwierdzona protokołem sporządzonym przez notariusza (art. 270 pkt. 2 k.s.h.).