PROCES DIGITALIZACJI DOKUMENTÓW ZDAJE SIĘ BYĆ PRZYSZŁOŚCIĄ

Obecnie coraz częściej wymagana jest elektroniczna forma dostarczania dokumentów w kontaktach między przedsiębiorcami a urzędami czy sądami. W taki sposób należy złożyć coroczne sprawozdania finansowe, Jednolite Pliki Kontrolne, oferty przetargowe.

W wielu sytuacjach, to przepisy prawa zobowiązują do dostarczania dokumentów w formie elektronicznej, ale nie tylko. Proces cyfryzacji dokumentów, w tym zawieranych umów, dla wielu osób dyskretnie przeniknął do życia codziennego. Chociażby zakup dostępu do aplikacji internetowej wiąże się z podaniem danych osobowych, wyrażeniem zgody na warunki niniejszej umowy i z prawnego punktu widzenia jest to prawomocny dokument wiążący strony.

Niemniej, najbardziej skutecznym sposobem potwierdzenia swojej woli w wirtualnej sferze jest złożenie podpisu kwalifikowanego. Przykładem są sprawozdania finansowe (także skonsolidowane) sporządzone w formie elektronicznej (e-sprawozdania), które zgodnie z ustawą o rachunkowości powinny zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Obowiązujące w UE i Polsce przepisy – ustawa z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej – przewidują, że kwalifikowany podpis elektroniczny weryfikowany przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu, pozwala na podpisywanie wszelkich dokumentów z takim samym skutkiem prawnym jak podpis odręczny złożony na papierze, czyli może być zastosowany w sytuacji, kiedy umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. W Polsce kwalifikowanym podpisem elektronicznym można również podpisać np.: pozew w e-sądzie, deklaracje ZUS w programie Płatnik, wnioski i pisma do organów administracji publicznej, deklaracje podatkowe (systemy e-Deklaracje i eZEFIR), pliki JPK, e-faktury, umowy cywilnoprawne, wnioski i dokumenty kierowane do Krajowego Rejestru Sądowego (e-KRS).

Digitalizacją pierwotną nazywany jest proces wdrożenia cyfryzacji dokumentów poprzez dostosowanie procesów składania wniosków lub innych dokumentów w taki sposób, że czynności w ten sposób dokonywane są zgodnie z prawem i w sposób wiążący.

Digitalizacja wtórna, czyli zeskanowanie oryginału i posługiwanie się skanem zastępując tym samym wcześniejszy dokument w wersji papierowej jest również systemem usprawniającym wiele procesów. Od 2019 r. ustawodawca wyszedł na przeciw korporacjom czy zakładom zatrudniającym wielu pracowników, umożliwiając proces wtórnej digitalizacji dokumentów pracowniczych, poprzez złożenie na ich skanie podpisu kwalifikowanego pracodawcy. Jednakże digitalizacja wtórna nie jest zalecana w przypadku dokumentów, które zawierają oświadczenie woli, np. umów, które zostały zawarte w formie papierowej. Brak jest przepisów, które pozwalałyby na odwzorowanie takiej umowy w formie skanu cyfrowego – może on jedynie posłużyć pomocniczo, jako dowód w sprawie.

Implementacja usług cyfrowych niesie za sobą liczne korzyści. Poza obniżeniem kosztów obsługi archiwizacji dokumentów konsolidujących z opłatami na rzecz pracy ludzi, transportu, poczty oraz usług kurierskich, jest również beneficjum dla zminimalizowania ryzyka utraty dokumentów, aktualnych informacji na temat kto i kiedy wewnątrz organizacji z nich korzystał oraz łatwość ich trwałego usuwania.

Doskonałym przykładem działań ustawodawcy zmierzającym do rozpowszechnienia procesu digitalizacji jest RODO. W dużych organizacjach mechanizm wdrożenia RODO nie jest możliwy bez odejścia od papierowej formy przechowywania dokumentów.