Operat szacunkowy to sformalizowany dokument urzędowy sporządzony przez rzeczoznawcę majątkowego w formie pisemnej. Jest to autorska opinia o wartości nieruchomości ustalona na podstawie jej stanu prawnego oraz technicznego. Operat wykorzystywany jest w różnego rodzaju sytuacjach, w postępowaniu administracyjnym, albo cywilnym, w celu np. zniesienia współwłasności, nabycia lub zbycia nieruchomości.

Rzeczoznawca przygotowując operat szacunkowego musi przeprowadzić postępowanie, które zaczyna się od wizji lokalnej. Tak więc pierwszym krokiem jest wizytacja nieruchomości będącej przedmiotem wyceny, po to by określić jej stan, a następnie analiza rynku lokalnego, czyli jakie jest przeznaczenie wycenianej nieruchomości wynikające z planu miejscowego, o ile został uchwalony.

Operat szacunkowy zawiera metodykę wyliczeń, dokumentacją fotograficzną, odpis z księgi wieczystej oraz wypis z ewidencji gruntów z wyrysem z mapy ewidencyjnej. Operat szacunkowy staje się dokumentem urzędowym z chwilą postawienia przez rzeczoznawcę pieczątki zawierającej podstawowe dane rzeczoznawcy, w tym numer jego uprawnień zawodowych.

Co do zasady operat szacunkowy może być wykorzystywany przez 12 miesięcy od daty jego sporządzenia. Po upływie tego terminu o tym, czy nadal może on obowiązywać, musi potwierdzić sam rzeczoznawca, umieszczając na dokumencie stosowną klauzulę, tj. oświadczając że od daty jego sporządzenia nie wystąpiły zmiany uwarunkowań prawnych lub istotne zmiany czynników. Ta zasada ma zastosowanie również w postępowaniu sądowym w wypadku konieczności określenia wartości nieruchomości (wyrok SN z 8.12.2010 r., V CSK 171/10, Legalis). Art. 948 k.p.c. wskazuje, że podstawą oszacowania nieruchomości jest operat szacunkowy zgodnie z ustawą o gospodarce nieruchomościami. Tak więc, nawet gdy postępowanie sądowe lub administracyjne trwa dłużej niż te 12 miesięcy, organ musi zwrócić się o potwierdzenie, czy operat jest aktualny, ponieważ rzeczoznawca każdorazowo musi sprawdzić, czy np. nie zmieniło się przeznaczenie w miejscowym planie, stopień wyposażenia w urządzeniach infrastruktury technicznej oraz czy nie zmieniała się sytuacja na rynku wpływająca na zmianę wartości cen transakcyjnych. Operat aktualizuje się na kolejne 12 miesięcy.

„Zdezaktualizowany operat”, czyli taki, który nie posiada klauzuli aktualizacyjnej po upływie 12 miesięcy, nie może stanowić podstawy rozstrzygnięcia i załatwienia sprawy w postępowaniu cywilnym oraz administracyjnym. Wyjątkiem są przepisy szczególne, które określają w jakich sytuacjach można posłużyć się nieaktualnym operatem szacunkowym. Do dezaktualizacji dochodzi również, gdy w przeciągu 12 miesięcy wystąpiły zmiany uwarunkowań prawnych lub istotne zmiany czynników nieruchomości, dla której jest sporządzony aktualny operat szacunkowy. Przez istotne zmiany czynników należy rozumieć zmiany fizyczne stanu nieruchomości, spowodowane przez czynniki przyrodnicze lub atmosferyczne, czyli przez np.: huragan, pożar, powódź, osuwiska, jak również przez działania człowieka np. zmiana przeznaczenia istniejącej budowli, dołączenie nowego obiektu budowlanego. Natomiast nie można, w celu stwierdzenia dezaktualizacji dokumentu i wykonania nowego oszacowania, powołać się na sam upływ czasu oraz zmiany cen rynkowych nieruchomości, o ile następują w okresie nie przekraczającym 12 miesięcy od daty sporządzenia operatu.

Podważenie prawidłowości operatu szacunkowego może nastąpić w ramach oceny dokonywanej przez organizację zawodową rzeczoznawców majątkowych na podstawie art. 157 u.gosp.nier.

Jak już wspomniano, jest to dokument urzędowy, zawierający formę oraz dane wymagane w rozporządzeniach, tak więc można się nim posłużyć skutecznie w każdym postępowaniu dowodowym. Oczywiście można zlecić wykonanie opinii o wartości nieruchomości na własny użytek osobie nieposiadającej uprawnień zawodowych, lecz wtedy ta opinia ma charakter dokumentu prywatnego o ograniczonej mocy. Posłużenie się zdezaktualizowanym operatem w stosunkach prywatnych będzie miało również późniejszy wpływ na zaistniałe postępowanie sądowe.

Aby być pewnym określonej wartości nieruchomości i nie ponosić żadnych ujemnych skutków finansowych ze względu na jej oszacowanie, warto wykonać operat szacunkowy przez rzeczoznawcę majątkowego. Nie jest ważne na podstawie jakiej relacji prawnej go użyjemy, czy to w zwykłej umowie sprzedaży, przed sądem albo organami administracyjnymi, zawsze będzie on stanowił poważny dowód. Aktualny operat szacunkowy jest swoistym zabezpieczeniem na przyszłość.