Najemcy często ponoszą nakłady na wynajmowaną nieruchomość, a najpoważniejsze dotyczą przystosowania jej do potrzeb własnych w ramach prac wykończeniowych czy adaptacyjnych (fit-out). Pojawia się pytanie czy wydatki takie, które są wydatkami w cudzy środek trwały, mogą bez problemu stanowić koszt uzyskania przychodu najemcy.

Zawierając umowę najmu lub w czasie trwania jej, można każdorazowo uzgodnić z najemcą, że dojdzie wykonania prac fit-out, czyli zmiany aranżacji wnętrz, czy wykończenia lokalu zgodnie ze wspólnymi ustaleniami co do ostatecznego wyglądu wynajmowanej nieruchomości. Fit-out obejmuje ogół procesów, zaczynając od projektu, poprzez dobór materiałów i znalezienie wykonawców aż po nadzór nad wykonaniem prac aranżacyjnych.

Ciężar poniesienia wydatków fit-out jest przedmiotem indywidulanych ustaleń dwóch stron umowy najmu. Wydatki mogą być w całości lub częściowo pierwotnie ponoszone przez wynajmującego albo najemcę. Jeżeli wynajmujący ponosi takie wydatki to zazwyczaj wkalkulowuje je w czynsz. Natomiast najemca, o ile strony tak postanowią, może wystawić dodatkowy dokument księgowy, mocą którego przenosi poniesione koszty w całości lub części na wynajmującego, a w efekcie dochodzi do potrącenia należności czynszowej z należnościami objętymi tym dokumentem.

W związku z powyższym, gdy jedna ze stron umowy najmu jest osobą prawną lub fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, kierowane są liczne zapytania do organu podatkowego jak rozliczyć poniesiony koszty wykonanych prac fit-out, ponieważ każdorazowo sytuacja może być inaczej rozpatrywana ze względu na to jakie strony zawarły ustalenia.

W przykładowym przypadku, do którego dotarła nasza kancelaria, spółka wynajęła od innej firmy lokale, które wymagały prac adaptacyjnych ze względu na specyfikę przedmiotu działalności spółki. Strony porozumiały się co do wszystkich istotnych ustaleń, w tym, że za realizację prac in-out miało zostać wypłacone określone wynagrodzenie najemcy na podstawie wystawionej faktury, która okazała się być jednak niższa od rzeczywiście poniesionych kosztów prac wykończeniowych udokumentowanych fakturami wystawionymi przez podwykonawców. Najmująca spółka pokryła tę różnicę ze środków własnych, lecz chcąc się rozliczyć odpowiednio, nie wiedziała jak ująć wydatki w kontekście kosztów uzyskania przychodu. Krajowa Informacja Skarbowa dnia 01.8.2023 r zgodziła się ze spółką, że wydatki poniesione na roboty adaptacyjne stanowią koszty bezpośrednio związane z przychodami osiągniętymi w postaci wynagrodzenia należnego od wynajmującego, ponieważ to wynagrodzenie stanowiło cenę za wykonanie prac, czyli wydatki są ściśle z nim związane.